Gemeinsame Dokumente
Das Dokumentenmodul bietet Platz für die übersichtliche Ablage aller wichtigen Dokumente wie Verträge, interne Vorschriften, Formulare, Normen, Handbücher usw. und ermöglicht deren gemeinsame Nutzung innerhalb des gesamten Unternehmens, in einzelnen Niederlassungen oder mit externen Mitarbeitern.
Verfügbar in Sprachen: 
Wofür Sie das Dokumentenmodul verwenden können
- Dieses Modul kann für die Archivierung von Dokumenten verwendet werden, denn für jedes Dokument kann man sehen, wer das Dokument eingefügt hat, wann dies geschah und welche Version es ist (einschließlich der Möglichkeit, frühere Versionen anzuzeigen).
- Das Modul ermöglicht es, Typen (Ordner) und Untertypen (Unterordner) von Dokumenten zu erstellen, für die dann verschiedene Arten von Zugriffsrechten für einzelne Mitarbeiter festgelegt werden können - Zugang zu Ordnern und Unterordnern nur für autorisierte Benutzer.
- Bei der Erstellung einer mehrstufigen Dokumentenbestellstruktur gibt es keine Begrenzung der Anzahl der Ebenen oder der Anzahl der Dokumente, die gespeichert werden können.
- Alle Ordner und Unterordner mit gespeicherten Dokumenten können leicht durchsucht und sortiert werden. Sie können auch direkt in Dokumenten suchen, in mehr als sechzig Dateitypen (wie .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), einschließlich pdf und ocr über gescannte Dokumente.
- Sie können den eingefügten Dokumenten Schlüsselwörter (Tags) zuweisen, die dann für die Suche nach dem Dokument verwendet werden können.
- Einzelne im Dokumentenmodul gespeicherte Dokumente (Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien) können direkt im Dokumentenmodul bearbeitet werden (kein Speichern des Dokuments auf der Festplatte, Bearbeiten und erneutes Hochladen erforderlich).
- Bei Bedarf kann ein direkter Link zu den eingefügten Dokumenten generiert werden, damit auch Personen, die keine eIntranet-Nutzer sind, diese herunterladen können.
- Es ist möglich, eine Nachricht über das Einfügen eines neuen Dokuments über das Nachrichtenmodul zu versenden.
Elektronische Dokumente werden in Unternehmen immer beliebter, so auch bei eIntranet.net. eIntranet.net bietet ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem, das eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen bietet, die ihre Dokumentenverwaltungsprozesse rationalisieren möchten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Verwendung elektronischer Dokumente mit eIntranet.net:
1. Gesteigerte Effizienz: Elektronische Dokumente verringern den manuellen Aufwand, erhöhen die Geschwindigkeit und Genauigkeit und sind im Allgemeinen einfacher zu verwalten als andere Dokumenttypen. Sie können schnell und sicher ausgetauscht werden, so dass keine sperrigen Papierdokumente mehr benötigt werden.
2. Wegfall der Druckkosten: Bei elektronischen Dokumenten entfallen die Kosten für den Druck und die Verteilung. Dies hilft Unternehmen, Geld zu sparen und ihre Bilanz zu verbessern.
3. Bessere Einhaltung von Vorschriften: Mit eIntranet.net können Sie Dokumente in einem sicheren Repository speichern und aktualisierte Versionen dieser Dokumente pflegen. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards.
4. Automatisierung von Dokumenten: Mit eIntranet.net können Sie Dokumenten-Workflows automatisieren und die Dokumentenverarbeitung rationalisieren. Dies erhöht die Effizienz und reduziert Fehler.
5. Verbesserte Sicherheit: Elektronische Dokumente sind wesentlich sicherer als Papierdokumente. Sie können verschlüsselt und nachverfolgt werden, so dass Sie kontrollieren können, wer Zugang zu sensiblen Informationen hat.
Die Möglichkeit, Dokumente einfach und sicher zu speichern, zu verwalten und weiterzugeben, ist ein wesentlicher Vorteil der Verwendung elektronischer Dokumente mit eIntranet.net. Wenn Unternehmen diese Vorteile nutzen, können sie ihre Dokumentenverwaltungsprozesse rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und gleichzeitig die Kosten senken.