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Spanisch - betaDatenboxen - Verarbeitung und Verwaltung in Unternehmen
Das Datennachrichtenmodul ermöglicht es Ihnen, mit mehreren Postfächern des ISDS-Systems gleichzeitig zu arbeiten. Innerhalb des Moduls ist es nicht nur möglich, Datenmeldungen herunterzuladen und zu versenden, sondern sie auch elektronisch an die zuständigen Mitarbeiter zur Lösung weiterzuleiten.
Software für die Verarbeitung von Datenmeldungen
- Alle Datennachrichten sind nicht nur nach grundlegenden Kriterien wie dem Namen des Absenders oder Empfängers und dem Zustellungsdatum durchsuchbar, sondern auch nach dem Inhalt der zugestellten oder gesendeten Dokumente.
- Die Anwendung ermöglicht die unbegrenzte Archivierung von Datennachrichten (in klassischen Datenboxen ist die Aufbewahrungszeit einer Nachricht auf 90 Tage festgelegt, danach muss ein spezieller Dienst, der so genannte Datentresor, abonniert werden).
- Wird die Anwendung mehr als 60 Tage lang nicht benutzt, wird der Benutzer (eintranet administrator) automatisch darauf hingewiesen, dass der Inhalt der Datenbox heruntergeladen werden muss (um den Verlust der in der Datenbox gespeicherten Daten nach 90 Tagen zu verhindern).
- Eine eingegangene Datennachricht kann direkt von dem zuständigen Mitarbeiter bearbeitet werden, dem der Anwendungsadministrator entsprechende Rechte zugewiesen hat (und als bearbeitet markiert), oder sie kann in elektronischer Form an einen anderen zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden (der Mitarbeiter wird automatisch per E-Mail über die Zuweisung der neuen Nachricht zur Bearbeitung informiert).
- Steuerung der Zugriffsrechte auf Postfächer und Nachrichten auf der Grundlage des Benutzerzugriffs. Möglichkeit zur Definition von Regeln für die automatische Verarbeitung/Weiterleitung zur Lösung von Datennachrichten. Zum Beispiel werden Nachrichten aus dem FI automatisch an die Finanzabteilung weitergeleitet.
- Innerhalb des Moduls ist es möglich, das automatische Herunterladen von Datennachrichten zu aktivieren (die Nachrichten werden automatisch alle 3 Stunden einschließlich der Anhänge heruntergeladen), und es ist möglich, eine Kopie der Nachrichten an Ihre E-Mail zu senden. Die Datennachrichten werden also automatisch per E-Mail verschickt.
- Import und Export von Datennachrichten im ZFO-Format. Möglichkeit zum Senden und Empfangen sogenannter Massendatenmeldungen und zum Einfügen komprimierter Dateien im ZIP- oder ASiC-Containerformat in Datennachrichtenanhänge.
- Innerhalb der Anwendung ist es möglich, so viele aktive Mailboxen zu haben, wie es abonnierte Benutzer gibt - d.h. z.B. bei einem Abonnement von 8 Benutzern kann die Anwendung 8 aktive Mailboxen haben (inaktive Mailboxen sind in dieser Zahl nicht enthalten).
Die Möglichkeit, eine Funktion einzurichten, mit der eine Zusammenfassung der eingegangenen Datenmeldungen angezeigt werden kann, ohne, ohne die Nachrichten als zugestellt zu markieren und die gesetzliche Frist für ihre Bearbeitung zu starten - so haben Sie mehr Zeit, sich mit den Datenmeldungen zu befassen (beim normalen Einloggen in Datenboxen oder beim Herunterladen von Datenmeldungen werden die Nachrichten als zugestellt markiert und die Frist für die Bearbeitung beginnt - im Falle einer Bestätigung eines Prüfungsberichts beträgt die Frist beispielsweise nur 5 Arbeitstage ab Zustellung, was schwierig zu handhaben sein kann, wenn Ihr Buchhalter im Urlaub ist...).
Mit dem Modul können Sie auf eine Datennachricht antworten, sie weiterleiten oder das Verfahren für die Umwandlung in eine gedruckte Version anzeigen. Es ist auch möglich, eine neue Datennachricht im Modul nur für den Versand vorzubereiten, mit der Maßgabe, dass sie nur von einem Mitarbeiter versendet werden kann, dem Zugangsrechte eines höheren Typs gewährt wurden.
Außerdem ist es möglich, innerhalb des Moduls postalische Datennachrichten zu empfangen und zu versenden, die das elektronische Äquivalent zum Einschreiben sind und für die geschäftliche Kommunikation zwischen Nutzern verwendet werden.
Dank der Verbindung des Moduls mit CzechPoint ist es möglich, mit Hilfe der Vorlage einen elektronisch signierten Auszug aus dem Handelsregister oder dem Strafregister für juristische Personen zu erhalten.
Das Modul ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten mit mehreren Datenboxen und das automatische Speichern von Datenmeldungen im System. Sie können die Rechte auf die gespeicherten Datenmeldungen nur an ausgewählte Benutzer vergeben oder sie auf die Datenboxen beschränken, auf die sie Zugriff haben.
Es ist auch möglich, alte Datenmeldungen im ZFO-Format, die aus anderer Software gespeichert oder exportiert wurden, in das Modul zu importieren, wodurch Sie die Datenmeldungen an einem Ort aufbewahren können. So können Sie mit Datenmeldungen arbeiten, die über mehrere Jahre an einem Ort gespeichert sind.
