Wspólne dokumenty
Moduł Dokumenty stanowi miejsce przejrzystego przechowywania wszystkich ważnych dokumentów, takich jak umowy, regulaminy wewnętrzne, formularze, normy, instrukcje obsługi itp. oraz umożliwia ich udostępnianie w ramach całej firmy, w poszczególnych oddziałach lub ze współpracownikami zewnętrznymi.
Dostępne w językach: 
Do czego możesz wykorzystać moduł dokumentów
- Moduł ten można wykorzystać do archiwizacji dokumentów, ponieważ dla każdego dokumentu można zobaczyć kto, kiedy wstawił dokument i jaka jest jego wersja (wraz z możliwością wyświetlenia poprzednich wersji).
- Moduł umożliwia tworzenie typów (folderów) i podtypów (podfolderów) dokumentów, do których następnie można ustawić różne rodzaje praw dostępu dla poszczególnych pracowników - dostęp do folderów i podfolderów tylko dla uprawnionych użytkowników.
- Podczas tworzenia wielopoziomowej struktury porządkowania dokumentów nie ma ograniczenia co do liczby poziomów ani liczby dokumentów, które można przechowywać.
- Wszystkie foldery i podfoldery z zapisanymi dokumentami można łatwo przeszukiwać i sortować. Można również wyszukiwać bezpośrednio wewnątrz dokumentów, w ponad sześćdziesięciu typach plików (takich jak .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), w tym pdf i ocr nad zeskanowanymi dokumentami.
- Do wstawionych dokumentów można przypisać słowa kluczowe (tagi), które następnie można wykorzystać do wyszukiwania dokumentu.
- Poszczególne dokumenty przechowywane w ramach modułu dokumentów (pliki Word, Excel, PowerPoint) mogą być edytowane bezpośrednio w module dokumentów (nie ma potrzeby zapisywania dokumentu na dysku, edycji i ponownego ładowania).
- W razie potrzeby można wygenerować bezpośredni link do wstawionych dokumentów do pobrania przez osoby, które nie są użytkownikami eIntranetu.
- Istnieje możliwość wysyłania wiadomości o wstawieniu nowego dokumentu poprzez moduł wiadomości.
Dokumenty elektroniczne stają się coraz bardziej popularne wśród firm i nie inaczej jest w przypadku eIntranet.net. eIntranet.net zapewnia system zarządzania dokumentami elektronicznymi, który oferuje wiele korzyści dla organizacji chcących usprawnić procesy zarządzania dokumentami. Oto kilka najważniejszych korzyści płynących z używania dokumentów elektronicznych z eIntranet.net:
1. Zwiększona wydajność: Dokumenty elektroniczne zmniejszają wysiłek ręczny, zwiększają szybkość i dokładność oraz są ogólnie łatwiejsze w zarządzaniu niż inne typy dokumentów. Można je szybko i bezpiecznie udostępniać, co eliminuje potrzebę korzystania z nieporęcznych dokumentów papierowych.
2. Eliminacja kosztów druku: W przypadku dokumentów elektronicznych nie ma potrzeby ponoszenia fizycznych kosztów drukowania lub dystrybucji. Pomaga to organizacjom zaoszczędzić pieniądze i poprawić ich wynik finansowy.
3. Poprawa zgodności: eIntranet.net pozwala na przechowywanie dokumentów w bezpiecznym repozytorium i utrzymywanie aktualnych wersji tych dokumentów. Zapewnia to zgodność z wymogami regulacyjnymi i standardami.
4. Automatyzacja dokumentów: eIntranet.net pozwala zautomatyzować obieg dokumentów i usprawnić ich przetwarzanie. Zwiększa to wydajność i zmniejsza liczbę błędów.
5. Zwiększone bezpieczeństwo: Dokumenty elektroniczne są znacznie bardziej bezpieczne niż dokumenty papierowe. Mogą być szyfrowane i śledzone, co pozwala kontrolować, kto ma dostęp do wrażliwych informacji.
Możliwość łatwego przechowywania, zarządzania i udostępniania dokumentów w bezpieczny sposób jest główną zaletą korzystania z dokumentów elektronicznych w eIntranet.net. Korzystając z tych korzyści, organizacje mogą usprawnić procesy zarządzania dokumentami, poprawić zgodność z przepisami i zmniejszyć koszty - wszystko to w tym samym czasie.